Informatiebeheerder

Opdracht omschrijving De opdrachtgever is een dynamische gemeente met veel ambities. Voor meer informatie kun je de website van de gemeente raadplegen. Wat ga je doen? Binnen het team Documentair Informatie Beheer (DIB) ga je als informatiebeheerder aan de slag met de registratie van centraal binnenkomende informatiestromen zoals post en e-mail. Je zorgt ervoor dat de archivering vanaf het begin goed geborgd is en dat zaken en documenten aan het juiste zaaktype en de juiste medewerkers gekoppeld worden. De werkzaamheden omvatten onder andere: - Selecteren van ingekomen post en e-mail. - Registreren van nieuwe zaken. - Registreren van aanvullende documenten bij een zaak. - Beheren van de algemene e-mail van de gemeente en registreren wat nodig is. - Versturen van ontvangstbevestigingen. - Ondersteunen bij kwaliteitscontroles op het digitale archief binnen informatiesystemen, zoals controle op juist gebruik van zaaktypen en controle op volledigheid. - Beantwoorden van vragen uit de organisatie over digitaal archiveren of het terugvinden van informatie in digitale archieven. - Proactief geven van informatie, uitleg en instructie aan gebruikers omtrent digitale archivering in informatiesystemen. - Begeleiden van medewerkers in digitaal archiveren in informatiesystemen. VERANTWOORDELIJKHEDEN Je bent mede verantwoordelijk voor het registratieproces van binnenkomende informatiestromen zoals e-mail en fysieke post in het zaaksysteem van de gemeente. GEZOCHT PROFIEL - Je hebt minimaal een afgeronde MBO-opleiding, SOD1 of LARM met minimaal 3 jaar ervaring als informatiebeheerder of DIV-medewerker. - Je hebt ruime kennis en ervaring met het registreren van post en e-mail binnen gemeentelijke processen in een zaaksysteem. Kennis van zaaksysteem.nl (xxllnc) is een pré. - Je bent kwaliteitsgericht: je stelt hoge eisen aan de kwaliteit van producten en diensten en handelt daarnaar. - Je bent klantgericht: je onderzoekt de wensen en behoeften van zowel interne als externe klanten en handelt hiernaar. Je stelt de medewerker centraal zonder het belang van de organisatie uit het oog te verliezen. - Je hebt goede communicatieve vaardigheden: je bent in staat om medewerkers klantvriendelijk te woord te staan, mee te nemen in de digitale ontwikkeling en duidelijke instructies en uitleg te geven. - Je kunt goed plannen en organiseren: je stelt doelen en prioriteiten, bepaalt de vereiste acties, tijd en middelen om deze doelen te realiseren en plaatst deze activiteiten in de juiste volgorde en tijd. Lijkt deze freelance opdracht je wat en voldoe je aan de eisen? Reageer dan direct via de link onderaan deze pagina.