DiM'er Vernieuwing Vlaktetunnel en Dampoort Aquaduct (ZEE&DELTA)

Opdrachtomschrijving Samenwerken aan grote en kleine infrastructurele projecten om Nederland veilig, leefbaar en bereikbaar te maken. Als documentalist draag je bij aan een adequate voorbereiding, aanbesteding en uitvoering van contracten. Je wordt ingezet op het project Vernieuwing Vlaktetunnel en Dampoort Aquaduct (regio Zee & Delta) dat zich momenteel in de plan-/contractvoorbereidingsfase bevindt. Dit project is een onderdeel van de enorme Vernieuwingsopgave waar Rijkswaterstaat voor staat, waarbij Leveren, Vereenvoudigen en Verbinden sleutelwoorden zijn. Bij het project Vernieuwing Vlaktetunnel en Dampoort Aquaduct is behoefte aan ondersteuning bij de documentatie van deze projecten. Er is dus behoefte aan een documentalist die de reeds aanwezige documentatie kan controleren of het voldoet aan de eisen die vanaf nu structureel de controle van de documentatie en het aansporen van medewerkers om te documenteren op zich kan nemen. De opdracht dient te worden uitgevoerd binnen de richtlijnen van het project. TAKEN - Uitvoeren van het beheer op de archivering in het (document management) systeem door (project)medewerkers. - Registreren, metadateren, ordenen en classificeren (vertrouwelijkheid) van documenten/informatie. - Zorgen voor een actueel ordeningsplan, waarderen van de dossiers, autoriseren van medewerkers, geven van training/opleiding aan (project)medewerkers en zorgen voor de benodigde middelen. - Coachen van de projectmedewerker zodat deze zich bewust is van zijn/haar taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming en deze adequaat uitvoert. - Opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix. - Verlenen en intrekken van autorisaties tot het gebruikte (document management) systeem. - Maken van relevante standaardweergave(n) of standaard zoekvragen in het document management systeem naar behoefte van de medewerkers. - Instrueren van (nieuwe) projectmedewerkers zodat deze de eigen taken met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming zelfstandig en adequaat kunnen uitvoeren. - Toevoegen, ordenen, waarderen en selecteren, en muteren van nieuwe (sub)dossiers binnen de ordeningsstructuur. - Actueel houden van alle documenten die bij het beheren van het projectarchief horen. - Verplaatsen van documenten en/of (sub)dossiers. - Toezien op het juist verwerken van inkomende, interne en uitgaande documenten conform kaders. - Tijdig beschikbaar stellen van de juiste informatie, aan de juiste persoon (routeren van post- en e-mailstukken). - Melden van storingen aan Lokaal Functioneel Beheer (LFB), bijv. afdeling Informatievoorziening en beheer (IV-B). - Inventariseren en melden van verbetervoorstellen t.b.v. applicaties in de vorm van functionele wensen conform het proces van LFB. - Inrichten van werkomgevingen en het inhoudelijk migreren van de documenten en het updaten/invullen van de metadata. PROFIEL - Minimaal HBO denk- en werkniveau met een afgeronde MBO opleiding in het vakgebied van informatiemanagement of gelijkwaardige opleiding. - Meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring met werken met een Document Management Systeem (DMS) en het vakgebied van digitaal archiveren. - Ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en -dienstverlening, en het gebruik van DIM gerelateerde ICT-middelen. - Kennis van en ervaring met (grootschalige) GWW-projecten. - Kennis van relevante kaders en regelgeving (bijv. Woo, AVG, Aw, BIHR, Toepassingsmodel metadata). - Ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint applicatie. - Zelfstandig werkinstructies en handreikingen opstellen. COMPETENTIES - Analyseren / analytisch denkvermogen (verbanden kunnen leggen). - Dienstverlenende en klantgerichte instelling. - Hands-on mentaliteit (kunnen denken in mogelijkheden en werkbare oplossingen). - Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden, waaronder: rapportages en hulpmiddelen kunnen opstellen. - Didactische vaardigheden voor instrueren en begeleiden van gebruikers. - Luisteren (de vraag achter de vraag kunnen achterhalen). - Nauwkeurigheid. - Omgevingsbewustzijn (je weet wat er binnen de organisatie speelt). - Pro-actieve instelling. - Plannen en organiseren (op een zelfstandige manier je eigen werk indelen en je deadlines zonder stress halen). - Zelfontwikkeling (je leert van je omgeving, en van situaties, en past dit toe op je werk). - Zelfstandigheid (je kan je werk zelfstandig uitvoeren, je neemt het initiatief om zaken te verbeteren en zoekt de collega’s op als je ze nodig hebt). ARBEIDSVOORWAARDEN Interesse? Stuur dan uiterlijk 17 april 2025, voor 12.00 uur je recente CV in Word + onderbouwing van de eisen en wensen (als voorblad) en je all-in uurtarief excl. BTW. Bandbreedte tarief: €55.- / €79,75. - Optie tot verlenging: Ja, 5x maximaal 12 maanden tot uiterlijk 31-03-2032. - Bijzonderheden AVG: Géén foto. Géén persoonsgegevens zoals (mail)adres, telefoonnummer, geboortedatum, nationaliteit of LinkedIn. Géén leveranciersgegevens mogen zichtbaar zijn op het format. Lijkt deze freelance opdracht je wat en voldoe je aan de eisen? Reageer dan direct via de link onderaan deze pagina.