DiM'er Project InnovA58

Opdrachtomschrijving De opdrachtgever zoekt een gedreven freelancer om het beheer van archivering in een document management systeem (DMS) te verzorgen. Dit beheer omvat taken zoals registreren, metadateren, ordenen en classificeren van documenten en informatie. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor het zorgen voor een actueel ordeningsplan, het waarderen van dossiers, het autoriseren van medewerkers en het geven van training of opleiding aan (project)medewerkers. Het is belangrijk om projectmedewerkers te coachen zodat zij zich bewust zijn van hun taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming, en deze adequaat uitvoeren. Dit draagt bij aan een continue verbetering van de informatiehuishouding. JE TAKEN - Opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix - Verlenen en intrekken van autorisaties tot het gebruikte document management systeem - Maken van relevante standaardweergaven of standaard zoekvragen in het document management systeem naar behoefte van de medewerkers - Instrueren van (nieuwe) projectmedewerkers zodat zij hun taken met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming zelfstandig en adequaat kunnen uitvoeren - Toevoegen, ordenen, waarderen, selecteren en muteren van nieuwe (sub)dossiers binnen de ordeningsstructuur - Actueel houden van alle documenten die bij het beheren van het projectarchief horen - Verplaatsen van documenten en/of (sub)dossiers - Toezien op het juist verwerken van inkomende, interne en uitgaande documenten conform de gestelde kaders, en het tijdig beschikbaar stellen van de juiste informatie aan de juiste persoon (routeren van post- en e-mailstukken) - Melden van storingen aan Lokaal Functioneel Beheer (LFB), bijvoorbeeld aan de afdeling Informatievoorziening en Beheer (IV-B) - Inventariseren en melden van verbetervoorstellen ten behoeve van applicaties, in de vorm van functionele wensen, conform het proces van LFB GEZOCHT PROFIEL - Minimaal HBO denk- en werkniveau met een afgeronde MBO opleiding in het vakgebied van informatiemanagement of gelijkwaardige opleiding - Meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring met werken met een Document Management Systeem (DMS) en het vakgebied van digitaal archiveren - Ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en -dienstverlening, en het gebruik van DIM gerelateerde ICT-middelen - Zelfstandig werkinstructies en handreikingen kunnen opstellen WENSEN - Kennis van en ervaring met (grootschalige) GWW-projecten - Kennis van relevante kaders en regelgeving (bijv. Woo, AVG, Aw, BIHR, Toepassingsmodel metadata) - Ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint applicatie - De mate van het voldoen aan de genoemde competenties COMPETENTIES - Analyseren / analytisch denkvermogen (verbanden kunnen leggen) - Dienstverlenende en klantgerichte instelling - Hands-on mentaliteit (kunnen denken in mogelijkheden en werkbare oplossingen) - Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden, waaronder: rapportages en hulpmiddelen kunnen opstellen - Didactische vaardigheden voor instrueren en begeleiden van gebruikers - Luisteren (de vraag achter de vraag kunnen achterhalen) - Nauwkeurigheid - Omgevingsbewustzijn (je weet wat er binnen de organisatie speelt) - Proactieve instelling - Plannen en organiseren (op een zelfstandige manier je eigen werk indelen en je deadlines zonder stress halen) - Zelfontwikkeling (je leert van je omgeving en van situaties, en past dit toe op je werk) - Zelfstandigheid (je kan je werk zelfstandig uitvoeren, je neemt het initiatief om zaken te verbeteren en zoekt de collega’s op als je ze nodig hebt) ARBEIDSVOORWAARDEN Interesse? Stuur uiterlijk 25 april 2025, voor 13.00 uur je recente CV in Word + onderbouwing van de eisen en wensen (als voorblad) en je all-in uurtarief excl. BTW. Bandbreedte tarief: € 55,- / € 78,25. Optie tot verlenging: Ja, 3 keer maximaal 12 maanden t/m uiterlijk 31-3-2029. Bijzonderheden AVG: Géén foto. Géén persoonsgegevens zoals (mail)adres, telefoonnummer, geboortedatum, nationaliteit of LinkedIn. Géén leveranciersgegevens mogen zichtbaar zijn op het format. Lijkt deze freelance opdracht je wat en voldoe je aan de eisen? Reageer dan direct via de link onderaan deze pagina.