Bestuurssecretaresse

De opdrachtgever zoekt een ervaren bestuurssecretaresse voor een uitdagende freelance opdracht in de dynamische gemeente Staphorst. Met bijna 18.000 inwoners, waarvan een derde jonger dan 20 jaar, is Staphorst een jonge en levendige gemeente. De organisatie speelt flexibel in op de behoeften van de samenleving en richt zich op het scheppen van voorwaarden voor inwoners en ondernemers. OPDRACHT Als ervaren secretaresse ondersteun je samen met je enthousiaste collega’s het college. Je wordt onderdeel van het team secretariaat. Je hebt als bestuurssecretaresse ruime ervaring en ook oog voor de processen rondom besluitvorming. Waar nodig breng je structuur aan. Verder is het van belang dat je in deze functie kunt prioriteren: je weet onderscheid te maken tussen belangrijke en urgente zaken en niet belangrijke en niet urgente zaken. Op deze wijze weet je ook te ondersteunen bij de planning van de werkzaamheden. JE TAKEN - Het ondersteunen van het college - Complex agendabeheer - Afspraken uitzetten, deadlines bewaken en overzichten opstellen - Afhandelen van het telefoon- en mailverkeer en verzorgen correspondentie - Voorbereiden en notuleren tijdens vergaderingen - Plannen en organiseren van (digitale) vergaderingen, reserveren van vergaderruimtes en het registreren in het geautomatiseerd systeem - Voorbereiden en organiseren van diverse bijeenkomsten - Voorbereiden en organiseren van bezoeken bij bijzondere jubilea en representaties - Bijdragen aan het borgen van de processen rondom besluitvorming en het bevorderen van de volledigheid en kwaliteit van de stukken - Overige ondersteunende werkzaamheden GEZOCHT PROFIEL - Minimaal een aantoonbaar afgeronde hbo bachelor opleiding in de richting van office management/secretariële ondersteuning - Minimaal 3 jaar werkervaring als bestuurssecretaresse in de afgelopen 10 jaar bij een gemeentelijke organisatie - Uiterlijk 1 juni 2025 voor minimaal 24 uur per week beschikbaar SELECTIECRITERIA - Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 6 jaar met de systemen: Microsoft Office, JOIN, iBabs en Microsoft Teams (25 punten) - Minimaal 8 jaar werkervaring als bestuurssecretaresse in de afgelopen 10 jaar bij een gemeentelijke organisatie (30 punten) - Een aanvullende opleiding bestuurssecretaresse (15 punten) - Een maximum uurtarief van €80,- excl. btw en incl. reiskosten woon-/werkverkeer (20 punten) - De kandidaat is bereid om bij de werkgever in dienst te treden na 12 maanden (detavast constructie) (10 punten) COMPETENTIES - Klant- en servicegerichtheid - Plannen en organiseren - Nauwkeurig/accuraat kunnen werken met een resultaatgerichte instelling - Snel kunnen schakelen tussen de diverse werkzaamheden en daarbij de voortgang van de processen/werkzaamheden nauwlettend in de gaten houden - Kunnen improviseren - Systematisch kunnen denken - Je bent erop gebrand om kwaliteit neer te zetten BEOORDELINGSPROCES Stap 1: Beoordeling cv’s op minimumeisen Flextender beoordeelt de cv’s op de minimumeisen in het bovengenoemde profiel. Kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld. Stap 2: Selectie 10 cv’s die aan de organisatie worden voorgelegd Flextender beoordeelt de cv’s van de kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel in onderlinge vergelijking op de bovengenoemde “gunningscriteria te beoordelen door Flextender”. Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek De opdrachtgever beoordeelt de cv’s van de kandidaten die door Flextender zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende criteria: - Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten - Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties De kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De beste kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek. Stap 4: Selectiegesprek In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap drie van de beoordeling worden herhaald. De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren. FUNCTIESCHAAL Deze functie is ingedeeld in functieschaal 8. Deze functieschaal is verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning. FEE FLEXTENDER Flextender brengt voor deze opdracht geen fee in rekening. BENODIGD AANTAL PROFESSIONALS 1 CV-EISEN Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties. WERKDAGEN Is hybride werken mogelijk: ja De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: ma-di-wo-do-vr PLANNING De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op 8 mei 2025. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op donderdag 1 mei 2025 bericht en een link voor een assessment. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht. OVERIGE INFORMATIE - De opdrachtgever zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen. - De opdrachtgever zal om een Geheimhoudingsverklaring vragen. - Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi). - Voor opdrachtnemer geldt een Social Return (SROI) verplichting bij gegunde opdrachten hoger dan €400.000 binnen het DAS van de Talentenregio. Voor meer informatie zie: (https://talentenregiohuurtin.nl/wp-content/uploads/2024/10/SROI-bijlage-DAS-v2.pdf). - De opdrachtgever zal een assessment laten uitvoeren door de professional(s) die worden uitgenodigd voor een gesprek. De link voor het assessment zal apart verstuurd worden in een bevestigingsmail vanuit Flextender. MEER INFORMATIE Vragen kunnen ingediend worden tot donderdag 17 april 2025 09:00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op vrijdag 18 april 2025 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kun je indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kun je telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777. Update 17-04: er zijn geen inhoudelijke vragen gesteld. De reactietermijn van deze inhuuropdracht duurt tot woensdag 23 april 2025, 09:00 uur. Tot die tijd kun je reageren.