Adviseur Document Control (DIMMER) PPO cluster WNZ A DBFM *(VNR-70396)

De opdrachtgever zoekt een gedreven freelancer voor een uitdagende opdracht binnen het PPO cluster WNZ A DBFM. De opdracht richt zich op het beheer van de archivering in het document management systeem door projectmedewerkers. Dit omvat activiteiten zoals registreren, metadateren, ordenen en classificeren van documenten en informatie. Daarnaast zorg je voor een actueel ordeningsplan, waardeer je dossiers, autoriseer je medewerkers, geef je trainingen en zorg je voor de benodigde middelen. Een belangrijke taak is het coachen van projectmedewerkers zodat zij zich bewust zijn van hun taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming en deze adequaat uitvoeren. Hierdoor wordt de informatiehuishouding continu verbeterd. Tevens speel je een coördinerende rol in het wijzigingenproces. JE TAKEN - Het opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix. - Het verlenen en intrekken van autorisaties tot het gebruikte document management systeem. - Het maken van relevante standaardweergaven of standaard zoekvragen in het document management systeem naar behoefte van de medewerkers. - Instrueren van (nieuwe) projectmedewerkers zodat deze hun taken met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming zelfstandig en adequaat kunnen uitvoeren. - Het toevoegen, ordenen, waarderen en selecteren, en muteren van nieuwe (sub)dossiers binnen de ordeningsstructuur. - Het actueel houden van alle documenten die bij het beheren van het projectarchief horen. - Het verplaatsen van documenten en/of (sub)dossiers. - Toezien op het juist verwerken van inkomende, interne en uitgaande documenten conform kaders. - Het tijdig beschikbaar stellen van de juiste informatie aan de juiste persoon (routeren van post- en e-mailstukken). - Het melden van storingen aan Lokaal Functioneel Beheer (LFB), bijvoorbeeld afdeling Informatievoorziening en beheer (IV-B). - Het inventariseren en melden van verbetervoorstellen voor applicaties in de vorm van functionele wensen conform het proces van LFB. RESULTAAT OPDRACHT 1. Ingericht projectarchief volgens de afspraken die met de opdrachtgever zijn gemaakt en dat voldoet aan de kwaliteitseisen die RWS hieraan stelt (o.a. ordening, waarderen en selecteren, toepassen van metadata). 2. Actuele middelen voor het documentbeheer en archivering (o.a. autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen, ordeningsstructuur). GEZOCHT PROFIEL - Schaal 8: een afgeronde MBO opleiding in het vakgebied van informatiemanagement of gelijkwaardige opleiding. - Schaal 9: minimaal HBO denk- en werkniveau met een afgeronde MBO opleiding in het vakgebied van informatiemanagement of gelijkwaardige opleiding. - Schaal 8: aantoonbare werkervaring met werken met een Document Management Systeem (DMS) en het vakgebied van digitaal archiveren. - Schaal 9: meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring met werken met een Document Management Systeem (DMS) en het vakgebied van digitaal archiveren. - Ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en -dienstverlening, en het gebruik van DIM gerelateerde ICT-middelen. - Schaal 8: ervaring met het schrijven van handreikingen/werkinstructies. - Schaal 9: zelfstandig werkinstructies en handreikingen opstellen. - 2 jaar aantoonbare werkervaring met VTW coördinatie. WENSEN - Kennis van en ervaring met (grootschalige) GWW-projecten. - Kennis van relevante kaders en regelgeving (bijv. Woo, AVG, Aw, BIHR, Toepassingsmodel metadata). - Ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint applicatie. - De mate van het voldoen aan de genoemde competenties. COMPETENTIES - Analyseren/analytisch denkvermogen (verbanden kunnen leggen). - Dienstverlenende en klantgerichte instelling. - Hands-on mentaliteit (kunnen denken in mogelijkheden en werkbare oplossingen). - Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden, waaronder rapportages en hulpmiddelen kunnen opstellen. - Didactische vaardigheden voor instrueren en begeleiden van gebruikers. - Luisteren (de vraag achter de vraag kunnen achterhalen). - Nauwkeurigheid. - Omgevingsbewustzijn (je weet wat er binnen de organisatie speelt). - Pro-actieve instelling. - Plannen en organiseren (op een zelfstandige manier je eigen werk indelen en je deadlines zonder stress halen). - Zelfontwikkeling (je leert van je omgeving, en van situaties, en past dit toe op je werk). - Zelfstandigheid (je kan je werk zelfstandig uitvoeren, je neemt het initiatief om zaken te verbeteren en zoekt de collega's op als je ze nodig hebt). ARBEIDSVOORWAARDEN Interesse? Stuur uiterlijk 30 januari 2025 voor 10:45 uur je recente CV in Word + onderbouwing van de eisen en wensen (als voorblad) en je all-in uurtarief excl. BTW. Bandbreedte tarief: € 65 - € 78,25 per uur. Optie tot verlenging: Ja, 3 x maximaal 12 maanden na afloop initiële opdracht, 31-03-2029. Bijzonderheden AVG: Geen foto. Geen persoonsgegevens zoals (mail)adres, telefoonnummer, geboortedatum, nationaliteit of LinkedIn. Geen leveranciersgegevens mogen zichtbaar zijn op het format. Lijkt deze freelance opdracht je wat en voldoe je aan de eisen? Reageer dan direct via de link onderaan deze pagina.