Adviseur Document Control (DIM'ER) WNZ A-Vaarwegen

Ben jij een gedreven freelancer met ervaring in documentbeheer en archivering? Dan is deze ZZP opdracht iets voor jou! De opdrachtgever zoekt een professional die binnen de richtlijnen van het project het beheer op de archivering in het document management systeem kan uitvoeren. Dit omvat onder andere het registreren, metadateren, ordenen en classificeren van documenten en informatie. Daarnaast zorg je voor een actueel ordeningsplan, waardeer je dossiers, autoriseer je medewerkers en geef je training en opleiding aan projectmedewerkers. Het coachen van projectmedewerkers is een belangrijke taak, zodat zij zich bewust zijn van hun verantwoordelijkheden en deze adequaat uitvoeren. Hierdoor wordt de informatiehuishouding continu verbeterd. JE TAKEN - Opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix. - Verlenen en intrekken van autorisaties tot het gebruikte document management systeem. - Maken van relevante standaardweergaven of standaard zoekvragen in het document management systeem naar behoefte van de medewerkers. - Instrueren van (nieuwe) projectmedewerkers zodat zij hun taken met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming zelfstandig en adequaat kunnen uitvoeren. - Toevoegen, ordenen, waarderen, selecteren en muteren van nieuwe (sub)dossiers binnen de ordeningsstructuur. - Actueel houden van alle documenten die bij het beheren van het projectarchief horen. - Verplaatsen van documenten en/of (sub)dossiers. - Toezien op het juist verwerken van inkomende, interne en uitgaande documenten conform kaders. - Tijdig beschikbaar stellen van de juiste informatie aan de juiste persoon (routeren van post- en e-mailstukken). - Melden van storingen aan Lokaal Functioneel Beheer (LFB), bijvoorbeeld afdeling Informatievoorziening en beheer (IV-B). - Inventariseren en melden van verbetervoorstellen voor applicaties in de vorm van functionele wensen conform het proces van LFB. GEZOCHT PROFIEL - Minimaal HBO denk- en werkniveau met een afgeronde MBO opleiding in het vakgebied van informatiemanagement of een gelijkwaardige opleiding. - Meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring met werken met een Document Management Systeem (DMS) en het vakgebied van digitaal archiveren. - Ervaring met en kennis van documentair informatiebeheer en -dienstverlening, en het gebruik van DIM gerelateerde ICT-middelen. - Zelfstandig werkinstructies en handreikingen kunnen opstellen. WENSEN - Kennis van en ervaring met grootschalige GWW-projecten. - Kennis van relevante kaders en regelgeving (bijv. Woo, AVG, Aw, BIHR, Toepassingsmodel metadata). - Ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint applicatie. - Mate van het voldoen aan de genoemde competenties. ESSENTIËLE COMPETENTIES - Analyseren / analytisch denkvermogen (verbanden kunnen leggen). - Dienstverlenende en klantgerichte instelling. - Hands-on mentaliteit (kunnen denken in mogelijkheden en werkbare oplossingen). - Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden, waaronder: rapportages en hulpmiddelen kunnen opstellen. - Didactische vaardigheden voor instrueren en begeleiden van gebruikers. - Luisteren (de vraag achter de vraag kunnen achterhalen). - Nauwkeurigheid. - Omgevingsbewustzijn (je weet wat er binnen de organisatie speelt). - Proactieve instelling. - Plannen en organiseren (op een zelfstandige manier je eigen werken indelen en je deadlines zonder stress halen). - Zelfontwikkeling (je leert van je omgeving en van situaties, en past dit toe op je werk). - Zelfstandigheid (je kan je werk zelfstandig uitvoeren, je neemt het initiatief om zaken te verbeteren en zoekt de collega's op als je ze nodig hebt). ARBEIDSVOORWAARDEN - Bandbreedte tarief: € 65,- / € 78,25 - Optie tot verlenging: Ja, 3 x maximaal 12 maanden na afloop initiële opdracht - Bijzonderheden AVG: Geen foto. Geen persoonsgegevens zoals (mail)adres, telefoonnummer, geboortedatum, nationaliteit of LinkedIn. Geen leveranciersgegevens mogen zichtbaar zijn op het format. Lijkt deze freelance opdracht je wat en voldoe je aan de eisen? Reageer dan direct via de link onderaan deze pagina.