Adviseur DIM (DIM'er )- Documentalist

De opdrachtgever zoekt een gedreven freelancer voor een uitdagende ZZP opdracht binnen het documentbeheer en archivering. De organisatie achter deze ZZP opdracht is een uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat, die dagelijks werkt aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland. OPDRACHTOMSCHRIJVING De opdracht dient te worden uitgevoerd binnen de richtlijnen van het project. Het omvat het uitvoeren van het beheer op de archivering in het document management systeem door projectmedewerkers. Dit beheer vindt plaats tijdens het uitvoeren van activiteiten zoals registreren, metadateren, ordenen en classificeren (vertrouwelijkheid) van documenten en informatie. Daarnaast zorg je voor een actueel ordeningsplan, waardeer je de dossiers, autoriseer je medewerkers, geef je training en opleiding aan projectmedewerkers en zorg je voor de benodigde middelen. Een belangrijke taak is het coachen van de projectmedewerker zodat deze zich bewust is van zijn of haar taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming en deze adequaat uitvoert, waarmee de informatiehuishouding continu verbetert. TAKEN - Het opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix. - Het verlenen en intrekken van autorisaties tot het gebruikte document management systeem. - Het maken van relevante standaardweergaven of standaard zoekvragen in het document management systeem naar behoefte van de medewerkers. - Instrueren van (nieuwe) projectmedewerkers zodat deze de eigen taken met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming zelfstandig en adequaat kunnen uitvoeren. - Het toevoegen, ordenen, waarderen en selecteren, en muteren van nieuwe (sub)dossiers binnen de ordeningsstructuur. - Het actueel houden van alle documenten die bij het beheren van het projectarchief horen. - Het verplaatsen van documenten en/of (sub)dossiers. - Toezien op het juist verwerken van inkomende, interne en uitgaande documenten conform kaders. - Het tijdig beschikbaar stellen van de juiste informatie, aan de juiste persoon (routeren van post- en e-mailstukken). - Het melden van storingen aan Lokaal Functioneel Beheer (LFB), bijvoorbeeld afdeling Informatievoorziening en beheer (IV-B). - Het inventariseren en melden van verbetervoorstellen ten behoeve van applicaties in de vorm van functionele wensen conform het proces van LFB. RESULTAAT - Ingericht projectarchief volgens de afspraken die met de opdrachtgever zijn gemaakt en dat voldoet aan de kwaliteitseisen die de organisatie hieraan stelt (o.a. ordening, waarderen en selecteren, toepassen van metadata). - Actuele middelen voor het documentbeheer en archivering (o.a. autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen, ordeningsstructuur). GEZOCHT PROFIEL - Minimaal HBO denk- en werkniveau met een afgeronde MBO opleiding in het vakgebied van informatiemanagement of gelijkwaardige opleiding. - Meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring met werken met een Document Management Systeem (DMS) en het vakgebied van digitaal archiveren. - Ervaring met en kennis van documentair informatiebeheer en -dienstverlening, en het gebruik van DIM gerelateerde ICT-middelen. - Ervaring met het schrijven van handreikingen en werkinstructies. - Zelfstandig werkinstructies en handreikingen kunnen opstellen. WENSEN - Kennis van en ervaring met (grootschalige) GWW-projecten. - Kennis van relevante kaders en regelgeving (bijvoorbeeld Woo, AVG, Aw, BIHR, Toepassingsmodel metadata). - Ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint applicatie. - De mate van het voldoen aan de genoemde competenties. ESSENTIËLE COMPETENTIES - Analyseren/analytisch denkvermogen (verbanden kunnen leggen). - Dienstverlenende en klantgerichte instelling. - Hands-on mentaliteit (kunnen denken in mogelijkheden en werkbare oplossingen). - Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden, waaronder rapportages en hulpmiddelen kunnen opstellen. - Didactische vaardigheden voor instrueren en begeleiden van gebruikers. - Luisteren (de vraag achter de vraag kunnen achterhalen). - Nauwkeurigheid. - Omgevingsbewustzijn (je weet wat er binnen de organisatie speelt). - Pro-actieve instelling. - Plannen en organiseren (op een zelfstandige manier je eigen werken indelen en je deadlines zonder stress halen). - Zelfontwikkeling (je leert van je omgeving, en van situaties, en past dit toe op je werk). - Zelfstandigheid (je kan je werk zelfstandig uitvoeren, je neemt het initiatief om zaken te verbeteren en zoekt de collega's op als je ze nodig hebt). ARBEIDSVOORWAARDEN - Bandbreedte tarief: € 70,25 / € 79,75 per uur. - Optie tot verlenging: Ja, 3 x maximaal 12 maanden na afloop initiële opdracht. BIJZONDERHEDEN AVG - Geen foto. - Geen persoonsgegevens zoals (mail)adres, telefoonnummer, geboortedatum, nationaliteit of LinkedIn. - Geen leveranciersgegevens mogen zichtbaar zijn op het format. Lijkt deze freelance opdracht je wat en voldoe je aan de eisen? Reageer dan direct via de link onderaan deze pagina.