8 vergeten zakelijke kosten die je als zzp'er mag aftrekken in 2024

Wat zijn zakelijke kosten?

Zakelijke kosten zijn de uitgaven die je doet om je werk als ondernemer te mogelijk te maken.

Als zzp'er of freelancer heb je altijd wel uitgaven die je doet voor je werk.

Deze uitgaven kunnen van alles zijn, zoals uitgaven voor een werklaptop, voor software-abonnementen, boekhoudprogramma's, reiskosten, etc.

Je kunt zakelijke kosten aftrekken van je inkomsten in de berekening van je inkomstenbelasting, zolang ze maar duidelijk voor je bedrijf nodig zijn.

Voor meer details over welke kosten zakelijk zijn, lees hieronder verder en bekijk de uitleg hierover van de Belastingdienst over zakelijke kosten.

Hoe werkt het aftrekken van zakelijke kosten voor zzp'ers?

Als freelance ondernemer (zzp'er) draait alles om het beheren van je inkomsten en uitgaven. Laten we het eens stap voor stap bekijken.

Inkomsten, kosten en winst

Wanneer je als zzp'er werkt, genereer je inkomsten door je diensten aan klanten te leveren. Van die inkomsten moet je echter ook je kosten aftrekken, zoals materiaal, software, en reiskosten. Wat overblijft na het aftrekken van je kosten is je winst. En hier komt het belangrijk deel: je betaalt belasting over deze winst, oftewel inkomstenbelasting.

Voorbeeld: Stel, je verdient €30.000 aan inkomsten in een jaar. Je hebt € 10.000 aan zakelijke kosten gemaakt. Je winst is dan €20.000. Dat betekent dat je inkomstenbelasting betaalt over dit bedrag.

Om minder belasting te betalen, wil je dus je winst zo laag mogelijk houden. Dit is waar het aftrekken van zakelijke kosten om de hoek komt kijken.

Aftrekken van zakelijke kosten

Zakelijke kosten zijn de uitgaven die je maakt om je werk te doen. Dit kunnen dingen zijn zoals:

• Laptop: als je een nieuwe laptop koopt voor €1.200, dan kun je deze kosten aftrekken.

• Software-abonnement: stel dat je €30 per maand betaalt voor een software-abonnement. Over een jaar is dat €360 dat je kunt aftrekken.

• Reiskosten: reis je voor je werk? Dan kun je de kosten van openbaar vervoer of kilometers met je auto aftrekken. Dit verlaagt je winst, waardoor je minder inkomstenbelasting hoeft te betalen. Voor meer details over welke kosten je kunt aftrekken, kijk op de Belastingdienst pagina over zakelijke kosten.

Btw (belasting toegevoegde waarde)

Als zzp'er heb je ook te maken met btw. Dit is een belasting die je moet rekenen over je diensten of producten, en deze moet je afdragen aan de Belastingdienst. Maar hier is het goede nieuws: je kunt de betaalde Btw op zakelijke uitgaven aftrekken als voorbelasting.

Voorbeeld: stel, je koopt die laptop voor €1.200. De btw op deze aankoop is €252 (21%). Wanneer je de laptop koopt, betaal je dus in totaal €1.452. Je kunt de €252 terugvorderen als voorbelasting wanneer je je btw-aangifte doet. Dit betekent dat je deze kosten niet alleen kunt aftrekken van je winst, maar ook de betaalde Btw terug kunt krijgen.

Check hoe je de btw kunt aftrekken op de Belastingdienst pagina over voorbelasting.

Actiepunten voor startende freelancers/zzp'ers

• Houd je kosten bij: zorg ervoor dat je al je zakelijke uitgaven goed bijhoudt. Gebruik een spreadsheet of boekhoudsoftware.

• Aftrekken van kosten: wanneer je je belastingaangifte doet, zorg ervoor dat je alle aftrekbare kosten opvoert.

• Btw terugvragen: vergeet niet om de btw op je zakelijke aankopen terug te vragen. Als je de btw die op je aankopen zit, terugvraagt in de vorm van aftrek op de btw die je moet afdragen, dan houdt je meer omzet over.

Door deze stappen te volgen, kun je de belastinglasten minimaliseren.

Als je net begint als freelancer of zzp'er, is dit allemaal veel informatie. Daarbovenop is het ook nog eens zo dat de regels van jaar tot jaar veranderen.

Lees op de website van de Belastingdienst over omzetbelasting en inkomstenbelasting.

Neus ook eens door dit artikel van de KvK over belastingen.

Welke kosten heb je daadwerkelijk als zzp'er?

Als zzp'er krijg je te maken met een scala aan kosten. Een goed overzicht kan je helpen om optimaal gebruik te maken van aftrekposten en meer grip op je financiën te houden. Hier zijn enkele kosten die veel ondernemers tegenkomen, inclusief enkele die vaak over het hoofd worden gezien.

Basisuitgaven

• Zakelijke verzekeringen: aansprakelijkheidsverzekering, rechtsbijstand, en zelfs arbeidsongeschiktheidsverzekeringen zijn belangrijk én aftrekbaar.

• Administratie en boekhoudkosten: of je nu boekhoudsoftware gebruikt of een accountant inhuurt, deze kosten zijn volledig aftrekbaar.

• Marketingkosten: denk aan websitekosten, hosting, en betaalde advertenties zoals Google of Facebok ads.

Kantoor en werkplek

• Huur of een werkplek in huis: zzp'ers die een aparte werkruimte thuis hebben, kunnen een deel van de huur en energiekosten aftrekken, mits het voldoet aan de voorwaarden van de Belastingdienst.

• Kantoormeubilair: investeringen in bureaus, stoelen en opslagkasten die je zakelijk gebruikt, zijn aftrekbaar, inclusief onderhoudskosten.

Opleidingen en ontwikkeling

• Studiekosten: cursussen die je huidige kennis of vaardigheden verbeteren zijn aftrekbaar. Nieuwe studies of cursussen die niet gerelateerd zijn aan je werk, helaas niet.

Werkmaterialen en uitrusting

• Computers, telefoons en software: apparaten en software die je volledig zakelijk gebruikt, kun je volledig aftrekken. Voor gemengd gebruik geldt een pro rata regeling.

• Werkkleding: alleen werkkleding die niet privé te dragen is, zoals uniformen of bedrijfskleding met logo, mag je aftrekken.

Reizen en vervoer

• Openbaar vervoer en taxi: zakelijke reisuitgaven zoals trein, tram, of taxi’s zijn aftrekbaar, terwijl persoonlijke reisuitgaven dat niet zijn.

• Auto van de zaak: als je een bedrijfsauto hebt, zijn kosten voor onderhoud, verzekering, en brandstof aftrekbaar. Wel moet je de privé-kilometers goed bijhouden.

Door deze verschillende kosten bij te houden en aan te geven, kun je als ondernemer je belastingaangifte optimaliseren en besparingen realiseren die je anders misschien over het hoofd had gezien.

1. Zijn bemiddelingskosten aftrekbaar voor zzp'ers?

Als je als freelancer werkt, is het vaak een uitdaging om klanten te vinden.

Daarom betaal je misschien bemiddelingskosten. Dit zijn kosten die je maakt om via een platform of bureau opdrachten te krijgen. Het goede nieuws? Deze kosten zijn meestal aftrekbaar!

Let op: op ons Freelance Platform heb je geen bemiddelingskosten!

Laten we het simpel houden. Stel je voor dat je je inschrijft bij een intermediair en je betaalt 10% van de opdrachtprijs om een opdracht met een van haar opdrachtgevers aan te gaan.

Dit is een werkgerelateerde uitgave. Je mag deze kosten dus aftrekken van je winst. Dit betekent dat je minder inkomstenbelasting betaalt.

Klinkt goed, toch?

Maar er zijn wel regels. Zorg ervoor dat de kosten echt noodzakelijk zijn voor je werk. Het moet dus wel echt om opdrachten gaan. Als je bijvoorbeeld betaalt voor een platform dat niets met je werk te maken heeft, dan wordt het een ander verhaal.

2. Is een gehoorapparaat zakelijk aftrekbaar?

Een gehoorapparaat is meestal een privé-uitgave en valt daardoor niet onder zakelijke kosten.

Maar, er zijn uitzonderingen. Als je gehoorverlies hebt dat aantoonbaar met je werk te maken heeft, kun je die kosten misschien wel aftrekken.

Het is slim om een boekhouder te raadplegen als je in deze situatie zit.

Bijvoorbeeld, als je als freelancer veel telefonische gesprekken voert en je hebt een gehoorapparaat nodig om goed te kunnen communiceren, dan kun je die kosten mogelijk aftrekken. Het gaat erom dat je kunt aantonen dat het apparaat essentieel is voor het uitvoeren van je werk.

Het is ook goed om te weten dat de btw op gehoorapparaten onder het verlaagde tarief van 9% valt, zolang ze speciaal zijn ontworpen voor gebruik door mensen met een gehoorbeperking.

Dit betekent dat je een beetje kunt besparen op de belastingkosten als je een gehoorapparaat koopt dat onder deze categorie valt. Voor meer details over hoe de belasting werkt voor hulpmiddelen zoals gehoorapparaten, kun je hier kijken: Btw-tarief hulpmiddelen voor mensen met een gehoorbeperking.

Dus, als je een gehoorapparaat nodig hebt, vergeet dan niet om goed te kijken naar hoe je deze kosten kunt afhandelen. Neem vooral contact op met een boekhouder om je specifieke situatie door te nemen.

3. Zijn de kosten voor je zakelijke rekening van je eenmanszaak aftrekbaar?

Ja, de kosten voor je zakelijke rekening zijn aftrekbaar! Dit is super belangrijk voor freelancers, omdat het helpt om je zakelijke en privé-uitgaven gescheiden te houden. Door dat te doen, maak je je boekhouding een stuk overzichtelijker. Bovendien kun je zo makkelijker aantonen dat bepaalde uitgaven voor je werk zijn gemaakt.

Bijvoorbeeld, stel je hebt een maandelijkse kostenpost voor je zakelijke rekening van €10. Deze kun je gewoon aftrekken van je winst. Dat betekent dat je minder belasting hoeft te betalen. En dat is altijd mooi meegenomen.

Het is ook goed om te weten dat je alleen de kosten kunt aftrekken die echt zakelijk zijn. Als je bijvoorbeeld een pakket kiest dat ook privégebruik mogelijk maakt, moet je de kosten die aan dat privégebruik zijn verbonden, uitsluiten van je aftrekken. Houd daar rekening mee.

4. Is werkkleding zakelijk aftrekbaar als je zzp'er bent?

Werkkleding kan inderdaad zakelijk aftrekbaar zijn, maar er zijn specifieke voorwaarden waaraan je moet voldoen. De belangrijkste regel is dat de kleding echt alleen voor werk moet worden gebruikt.

Dit betekent dat als je kleding ook in je vrije tijd draagt, zoals een spijkerbroek of een casual shirt, je die kosten niet kunt aftrekken.

Specifieke kledingstukken, zoals een overall, een uniform of kleding met een duidelijk zichtbaar bedrijfslogo, komen wel in aanmerking voor aftrek. Dit zijn de soorten kleding die je typisch op de werkvloer draagt en die je niet gewoon thuis of in je vrije tijd zou dragen. Het doel is dat de kleding echt bijdraagt aan je werkzaamheden en niet simpelweg een uitbreiding van je persoonlijke garderobe is.

Bovendien is het goed om te weten dat kosten voor het wassen van werkkleding ook aftrekbaar kunnen zijn. Hier geldt ook weer dat je moet kunnen aantonen dat het om kleding gaat die je exclusief voor je werk gebruikt. Dit kan helpen om je belastingaangifte te verlagen en dat is natuurlijk altijd fijn.

Voor meer gedetailleerde informatie over de regels en welke kosten je precies kunt aftrekken, kun je de Belastingdienstpagina over werkkleding bekijken: Werkkleding en aftrekken.

5. Is de aanschaf van een mobiele telefoon zakelijk aftrekbaar?

Ja, de kosten voor je mobiele telefoon zijn vaak aftrekbaar voor zzp'ers, vooral als je de telefoon hoofdzakelijk voor zakelijke doeleinden gebruikt. Dat betekent dat zowel de aanschafprijs als de abonnementskosten aftrekbaar kunnen zijn. Maar let op: als je de telefoon ook privé gebruikt, moet je goed bijhouden wat het zakelijke gebruik is en alleen dat deel aftrekken van je belastingen.

Voorbeeld: Stel, je hebt een telefoon aangeschaft voor €600 en je abonnement kost €30 per maand. Als je de telefoon voor 80% zakelijk gebruikt, kun je 80% van de aankoopprijs (dus €480) en 80% van de maandelijkse abonnementskosten (dus €24) aftrekken.

Bijhouden van gebruik

Houd een simpel logboek bij waarin je het zakelijke gebruik noteert. Dit kan bijvoorbeeld door een spreadsheet bij te houden of simpelweg door je zakelijke gesprekken te markeren. Dit helpt je om bij een eventuele controle door de Belastingdienst aan te tonen dat de kosten echt zakelijk zijn.

Belastingdienst.nl

De website van de Belastingdienst heeft geen speciale pagina met informatie over telefoons en abonnementen, maar de website vermeldt wel het hierboven verschil tussen privé en zakelijk gebruik. Het beschrijft bbijvoorbeeld dat je de kosten voor je privételefoonabonnement thuis niet mag aftrekken van je winst, maar de kosten voor zakelijke gesprekken die je met je privételefoon voert wél.

Dus, ja, je kunt je mobiele telefoon en abonnement kosten aftrekken, maar zorg ervoor dat je het goed bijhoudt om alles netjes en duidelijk te maken!

6. Is een bril zakelijk aftrekbaar voor zzp-ondernemers

Voor zzp'ers is het meestal zo dat de kosten voor een bril niet als zakelijke kosten kunnen worden afgetrokken, omdat brillen vaak als privé-uitgaven worden gezien. Echter, er zijn uitzonderingen. Als je kunt aantonen dat de bril specifiek nodig is voor je werk, zoals in beroepen waarbij goed zicht essentieel is, kun je mogelijk de kosten aftrekken.

Bijvoorbeeld, als je in de grafische sector werkt of als je nauwkeurig werk doet in de bouw, kan het zijn dat je werkgever of je boekhouder je adviseert om de kosten voor de bril op te voeren als zakelijke kosten. Het is belangrijk om te documenteren dat de bril voornamelijk voor zakelijke doeleinden wordt gebruikt. Het kan ook nuttig zijn om een verklaring van je oogarts te hebben die bevestigt dat de bril nodig is voor je werk.

Het is aan te raden om bij de Belastingdienst navraag te doen over de specifieke regels en om eventueel een boekhouder te raadplegen om ervoor te zorgen dat je alles correct afhandelt. Houd er rekening mee dat de regels kunnen variëren en dat het belangrijk is om goed op de hoogte te zijn van wat wel en niet aftrekbaar is.

7. Is je internet zakelijk aftrekbaar?

Ja, als je een aparte werkruimte in je huis hebt die je uitsluitend voor zakelijke doeleinden gebruikt, dan kun je de kosten van je internetverbinding aftrekken. Dit geldt met name als je werkruimte duidelijk te onderscheiden is van de rest van je woning. Voor gedeeld internetgebruik moet je het zakelijke deel van je internetkosten bijhouden en alleen dat gedeelte aftrekken.

Als je thuiswerkt, zijn de regels voor aftrekbaarheid van internetkosten te vinden op de Belastingdienst-pagina over werkruimten. Hier wordt uitgelegd dat kostenaftrek mogelijk is als je werkruimte als "zelfstandig" wordt beschouwd, wat onder andere betekent dat de ruimte een eigen ingang heeft en intensief wordt gebruikt voor het genereren van inkomen.

Voor meer gedetailleerde informatie lees je op de Werkruimte in de woning pagina van de Belastingdienst.

8. Zijn de kosten van een auto van de zaak aftrekbaar voor zzp'ers?

Ja, de kosten van een auto van de zaak kunnen vaak worden afgetrokken van je belastingen als zzp'er. Dit kan een groot voordeel zijn, omdat het je winst verlaagt en dus ook je te betalen inkomstenbelasting. Laten we eens kijken naar de details en welke kosten je kunt aftrekken.

Wat zijn de kosten voor een auto van de zaak?

De kosten voor een auto van de zaak omvatten verschillende zaken zoals:

• Afschrijving: als je de auto hebt gekocht, kun je de afschrijving aftrekken. Dit is de waardevermindering van de auto over de tijd. Meestal mag je dit over een periode van vijf jaar doen.

• Wegenbelasting: deze belasting is volledig aftrekbaar. De hoogte van de wegenbelasting hangt af van het gewicht van de auto en het type brandstof.

• Verzekering: de kosten van een zakelijke autoverzekering zijn ook aftrekbaar, zowel de basisverzekering als eventuele aanvullende dekkingen.

• Brandstof: als je de auto gebruikt voor zakelijke ritten, zijn de brandstofkosten aftrekbaar. Houd je kosten goed bij, zodat je kunt aantonen welk deel zakelijk was.

• Onderhoud en reparaties: kosten voor regulier onderhoud en reparaties zijn ook aftrekbaar.

• Leasekosten: als je een auto leaset, kun je de maandelijkse leasekosten vaak volledig aftrekken. Bij operational lease zijn dit de kosten van de lease zelf, terwijl bij financial lease ook de rente en afschrijvingen zijn aftrekbaar.

Wat is de wegenbelasting bij een zakelijke auto?

De wegenbelasting voor een zakelijke auto is volledig aftrekbaar. De hoogte van de wegenbelasting is afhankelijk van het gewicht van de auto en het soort brandstof dat je gebruikt. Je kunt dus alle wegenbelasting die je betaalt voor een zakelijke auto aftrekken van je belasting.

Hoe zit het met een lease auto van de zaak?

Als je een auto leaset, zijn de leasekosten vaak ook volledig aftrekbaar. Dit kan zowel operational lease zijn, waarbij je alleen de maandelijkse kosten betaalt, als financial lease, waar je de auto uiteindelijk koopt. Zorg ervoor dat je de leaseovereenkomst goed bijhoudt en de kosten correct registreert.

Wat is aftrekbaar?

Wat aftrekbaar is, hangt af van hoe je de auto gebruikt. Als je de auto alleen voor zakelijke doeleinden gebruikt, kun je alle kosten aftrekken. Als je de auto ook voor privédoeleinden gebruikt, moet je het percentage van zakelijke ritten bijhouden en alleen dat gedeelte van de kosten aftrekken.

Voorbeeld: stel, je hebt een auto gekocht voor €20.000. Na vijf jaar is de auto nog maar €10.000 waard. Dit betekent dat je jaarlijks €2.000 kunt aftrekken als afschrijving. Voeg daar €150 per maand aan wegenbelasting en €600 per jaar voor verzekering aan toe. Als je ook nog eens €1.200 per jaar aan brandstof uitgeeft voor zakelijke ritten, komen je totale aftrekbare autokosten al snel uit op een aanzienlijke som.

Conclusie

Zakelijke autokosten kunnen een groot deel van je uitgaven als zzp'er zijn. Het goed begrijpen van welke kosten je kunt aftrekken is essentieel om je belastingdruk te verlagen. Zorg ervoor dat je een goede administratie bijhoudt van al deze kosten en een consult met een boekhouder kan ook handig zijn om ervoor te zorgen dat je niets mist.

Voor meer gedetailleerde informatie over specifieke kosten en de aftrekbaarheid daarvan, kijk op de Belastingdienst pagina over zakelijke autokosten.

Lijst met aftrekbare zakelijke kosten zzp

Als zzp'er heb je de mogelijkheid om verschillende zakelijke kosten af te trekken van je belastingen. Dit kan je helpen om je winst te verlagen en zo je belastingdruk te verlichten. Hier is een uitgebreide lijst van aftrekbare kosten die je mogelijk kunt gebruiken:

• Kantoor: huur van kantoorruimten, elektriciteit en water.

• Kantoorbenodigdheden: papier, enveloppen, pennen, snelbinders, nietmachines, etc.

• Kantoormeubilair: aanschaf van meubels die specifiek voor je werk zijn.

• Bureaukosten: kosten voor een bureau of werkplek thuis.

• Computer en software: aanschaf van pc's, laptops en software-pakketten.

• Software-updates: kosten voor het bijhouden van software.

• Reiskosten: kilometers die je rijdt voor werk, inclusief brandstof en parkeren.

• Telefoon en internet: kosten van zakelijke telefoons, telefoon- en internetabonnementen.

• Opleidingen: cursussen en trainingen die je helpen bij je werk.

• Verzekeringen: bepaalde zakelijke verzekeringen zoals aansprakelijkheidsverzekering.

• Huisvesting: kosten voor een thuiskantoor, zoals een deel van de huur en vaste lasten.

• Marketingkosten: kosten voor advertenties en promotiemateriaal.

• Bankkosten: kosten voor zakelijke rekeningen en transactiekosten.

• Afschrijvingen: afschrijving van zakelijke activa zoals voertuigen en apparatuur.

• Kleding: specifieke werkkleding die alleen voor werk wordt gebruikt.

• Diensten van derden: kosten voor het inhuren van andere freelancers of zzp'ers.

• Boekhoudkosten: kosten voor boekhouding of administratieve diensten.

• Onderzoekskosten: kosten voor marktonderzoek of productontwikkeling.

• Netwerk- en lidmaatschapskosten: kosten voor lidmaatschappen van professionele netwerken of brancheorganisaties.

• Huisdieren: kosten voor een hulp- of therapiedier dat werkgerelateerd is.

• Verlies van voorraad: verlies van onverkochte of beschadigde goederen.

• Diensten voor juridisch advies: kosten voor juridische bijstand of advies.

• Patenten: kosten voor het registreren van intellectueel eigendom.

• Samples, proeven of monsters: kosten voor productmonsters of tests.

• Ddeelname aan beurzen: kosten voor het deelnemen aan exposities of beurzen.

• Transport: kosten voor transport van goederen of materialen.

• Aankoop van zakelijke activa: investeringen in lange termijn activa zoals machines.

• Reparaties en onderhoud: onderhoud van apparatuur of voertuigen.

• Diversen: overige kosten die specifiek gerelateerd zijn aan je werkzaamheden en niet uitgesloten zijn.

Dit is geen uitputtende lijst, maar het geeft je ideeën voor zakelijke aftrekposten.

Meer informatie over zakelijke kosten

Als je meer wilt weten over welke zakelijke kosten je kunt aftrekken, is het slim om even bij de Belastingdienst te checken. Ze hebben een hele pagina met een lijst van alle kosten die je kunt opvoeren, zoals dingen voor je werkplek, apparatuur en zelfs opleidingen. Dit kan je echt helpen om wat geld te besparen op je belastingaangifte.

Dus, als je nieuwsgierig bent naar wat je allemaal kunt aftrekken, kijk dan hier: Overzicht mogelijk aftrekbare zakelijke kosten. Het is de moeite waard om even door te lezen.

Freelancer / zzp'er worden in 2024

Een profiel aanmaken op freelance-platform.nl biedt je de kans om zichtbaar te worden voor klanten en opdrachten te scoren zonder tussenkomst van derden.

Schrijf je vandaag nog in en maak jezelf zichtbaar voor bedrijven die jouw expertise zoeken!